Mit dem Zugriff auf diese Website https://policylead.eu gehen Sie eine Vereinbarung mit der Future Lead Publishing GmbH (nachfolgend: Future Leads) ein und stimmen unseren unten aufgeführten Datenschutzbestimmungen zu.

Zuletzt aktualisiert: 24.06.2025

1. Datenschutz und Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit der Nutzung dieser Webseite stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) der DSGVO.

Wir speichern personenbezogene Informationen wie Name, Kontaktdaten (in der Regel des Arbeitgebers), Suchprofile, politische Fachbereiche, Dokumentendossiers (Bookmarks, Reports, Reportvorlagen, Kommentare) sowie Click-Tracking-Daten des Nutzerverhaltens auf unseren Servern in Deutschland und Frankreich. Nutzer können jederzeit verlangen, dass sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht werden oder die Erlaubnis zur zukünftigen Speicherung widerrufen.

2. Datenschutz und Dienstleister

Wir übergeben keine personenbezogenen Daten und grundsätzlich keine sonstigen Nutzerdaten an Dritte (Unternehmen, Werbe-Agenturen etc.) – weder für kommerzielle noch andere unternehmensfremde Zwecke.

Zur Teilerfüllung unseres Unternehmenszwecks, nämlich der Bereitstellung von Informationen und Kommunikationsanwendungen, arbeiten wir jedoch mit Drittparteien zusammen. Folgende Dienstleister agieren ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), sodass grundsätzlich keine Daten in Drittländer übertragen werden:

• Amazon Web Services Inc. (Anschrift: Eschborner Landstraße 100, 60489 Frankfurt am Main)
• Hetzner Online GmbH (Anschrift: Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen)
• OVH GmbH (Anschrift: Oskar-Jäger-Str. 173/K6, 50825 Köln)
• Sendinblue GmbH (Anschrift: Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin), operiert sowohl in Deutschland als auch in Frankreich.

Diese Dienstleister sind verpflichtet, personenbezogene und weitere Daten unserer Nutzer ausschließlich im notwendigen Umfang zu speichern und zu verarbeiten. Eine Löschung einzelner Nutzerdaten bei Dritten erfolgt jederzeit auf Anfrage ausschließlich durch uns.

Wir gewähren weder Drittparteien noch anderen Nutzern unserer Plattform Policylead Zugriff auf fremde Nutzerdaten oder Account-Einstellungen, es sei denn, dies ist aufgrund vertraglicher Prozesse notwendig und der Nutzer hat schriftlich eingewilligt. Andere Kunden erhalten keinerlei Informationen über Aktivitäten oder persönliche Daten eines Nutzers ohne dessen explizite Zustimmung. Wir tragen dafür Sorge, dass keine nutzerbezogenen Informationen öffentlich zugänglich werden.

Der Nutzer kann temporär Policylead-Administratoren Zugang zu persönlichen Nutzereinstellungen gewähren, etwa für Fehlerbehebungen oder Beratungszwecke. Falls Kunden personenbezogene Daten von Dritten an uns übermitteln, wird dies in einer separaten Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß DSGVO geregelt.

3. KI-basierte Anwendungen

Seit dem 17.03.2025 beziehen wir KI-basierte Anwendungen über OpenAI-Dienste auch via Microsoft Azure mit Standort „Central West Germany“. Policylead stellt sicher, dass keine prompt-Eingaben für Trainingszwecke der KI verwendet werden und keine Übermittlung von prompt-Eingaben in die USA erfolgt. Alle Daten werden in diesem Falle ausschließlich innerhalb Europas gespeichert und verarbeitet. Nutzer haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Korrektur und Löschung ihrer personenbezogenen Daten.

Für die Bereitstellung von Zusammenfassungen und KI-basierten Analysen arbeiten wir außerdem mit dem Dienstleister OpenAI Ireland Ltd. direkt zusammen. Nutzer können zwischen zwei Betriebsarten wählen: Entweder erfolgt die Nutzung über Microsoft Azure-Server in Deutschland oder direkt über OpenAI-Server, wobei in letzterem Fall eine Verarbeitung außerhalb Europas möglich ist. Policylead empfiehlt ausdrücklich, keine personenbezogenen oder vertraulichen Informationen in Prompts einzugeben.

Policylead stellt sicher, dass keine Prompt-Eingaben für Trainingszwecke durch OpenAI genutzt werden. OpenAI garantiert europäischen Nutzern wesentliche Datenschutzrechte gemäß DSGVO, u. a. das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung personenbezogener Daten. Policylead unterstützt Nutzer bei der Wahrnehmung dieser Rechte sowie bei etwaigen Anfragen an den Dienstleister.

4. Optionale Anmeldung über Microsoft Entra ID und MS-Teams

Wir bieten optional die Möglichkeit, sich über Microsoft Entra ID (früher Azure Active Directory) bei unserer Plattform anzumelden. Alternativ ist auch eine Authentifizierung über Policylead-eigene Zugangsdaten möglich.

Zusätzlich bieten wir eine Microsoft Teams App an, über die Nutzer ebenfalls auf Policylead-Dienste zugreifen können. Dabei werden Nutzungsdaten und Inhalte entweder auf den eigenen SharePoint-Servern des Kunden gespeichert oder in Microsoft Azure Rechenzentren mit Standort Deutschland verarbeitet. Dort kommt ein aktuelles OpenAI-Sprachmodell (z. B. GPT-4 oder ein Nachfolgemodell) zum Einsatz. Darüber hinaus können bestimmte Inhalte temporär auch auf Servern der Future Lead Publishing GmbH verarbeitet werden, etwa im Rahmen von Analyseprozessen oder technischer Umsetzung. Der Nutzung und Datenspeicherung kann jederzeit widersprochen werden.

5. Cookies

Cookies sind Textdateien, die über den Browser auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir verwenden Cookies, um bestimmte Funktionen auf unserer Webseite bereitzustellen und die Nutzererfahrung zu verbessern. Hierzu zählen z. B. Einstellungen zur Sitzung, Login-Zustände oder Analysefunktionen.

Wir setzen Cookies ein, um Nutzungsmuster zu analysieren (z. B. mithilfe von Google Analytics), jedoch nicht, um persönliche Informationen wie Name oder E-Mail-Adresse systematisch auszuwerten. Die Cookies enthalten keine direkt personenbezogenen Daten, sofern diese nicht aktiv von Ihnen eingegeben wurden.

Bevor personenbezogene Daten in einem Cookie gespeichert werden, informieren wir Sie ausdrücklich und holen Ihre Einwilligung ein. Sie können die Verwendung von Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers steuern und bestehende Cookies löschen oder blockieren.

Weitere Informationen über die Art der eingesetzten Cookies, deren Speicherdauer und Zweck erhalten Sie über unser Cookie-Banner oder auf Anfrage per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten.

Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung von Cookies bestimmte Funktionen unserer Webseite einschränken kann.

6. Google Analytics

Unsere Webseite nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited („Google“). Google Analytics verwendet Cookies, um die Nutzung der Webseite durch die Nutzer auszuwerten. Die durch Cookies erzeugten Informationen werden anonymisiert und in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Policylead verwendet jedoch die IP-Anonymisierung („anonymizeIP“), wodurch Ihre IP-Adresse innerhalb der EU bzw. des EWR gekürzt und somit anonymisiert wird. Nur in Ausnahmefällen erfolgt eine Übertragung in die USA. Sie können die Speicherung von Cookies durch entsprechende Einstellungen in Ihrem Browser verhindern. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google Analytics sowie Möglichkeiten, dieser Verarbeitung zu widersprechen, finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

7. Sicherheit

Wir unternehmen große Anstrengungen, um den Verlust oder Missbrauch personenbezogener Nutzerdaten zu verhindern. Alle personenbezogenen Daten sind nur im passwortgeschützten Nutzer- oder Admin-Bereich einsehbar. Wo möglich, nutzen wir moderne Verschlüsselungstechnologien wie SSL und TLS. Weitere Informationen dazu finden Sie hier. Passwörter und Customer Content (Kommentare, Reports, PDFs) werden ebenfalls mittels moderner Verschlüsselungstechnologien wie OpenSSL geschützt.

8. Rechte der betroffenen Personen

Gemäß DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Beschwerden richten Sie bitte an: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin https://www.datenschutz-berlin.de

9. Customer Relationship Management (CRM)

Wir erfassen und verwalten Kontakte sowie Kundendaten in den CRM-Systemen HubSpot und Vtiger. Dabei werden Kontaktdaten und Interaktionsverläufe mit Personen und Organisationen systematisch dokumentiert, um eine strukturierte und professionelle Kundenbetreuung sowie eine effiziente Rechnungsabwicklung sicherzustellen. Die Nutzung dieser Systeme erfolgt ausschließlich zu diesen eng definierten Zwecken.

Wir verwenden die CRMs nicht zur systematischen Erfassung oder Verarbeitung besonders schützenswerter oder privater Informationen über Einzelpersonen. Die Daten werden durch HubSpot auf Servern innerhalb der EU sowie ggf. unter Beachtung angemessener Garantien gemäß DSGVO verarbeitet. Vtiger wird hauptsächlich zur Rechnungsstellung genutzt. Das Unternehmen mit Sitz in No. 18, 20th Main, 2nd Block, Rajajinagar, Bangalore – 560010, Karnataka, India hat sich vertraglich verpflichtet, die Bestimmungen der DSGVO vollständig einzuhalten.

Wir verwenden HubSpot nicht zur systematischen Erfassung oder Verarbeitung besonders schützenswerter oder privater Informationen über Einzelpersonen. Die Daten werden durch HubSpot auf Servern innerhalb der EU sowie ggf. unter Beachtung angemessener Garantien gemäß DSGVO verarbeitet.

Anschrift des Anbieters: HubSpot, 2nd Floor, 30 North Wall Quay, Dublin 1, Ireland.

10.  Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist Jakob Baumann. Sie erreichen ihn per E-Mail: baumann@policylead.eu.